初めての「もくもく会」なのにいきなり主催をしてみた話

こんにちは。Webデザイナー兼コピックイラストレーターの柚水流亜( @yuminaruaBlog@yuminarua)です。

先日、私も参加している【masacaデザイン部】というオンラインコミュニティ内でオフ会を主催しましたので、今回はそんなオフ会主催についての記事を書きます。

masacaデザイン部とは…?
Webデザイナーのmasacaさん(@masaca_dApps)がオーナーを務めるオンラインコミュニティ。
勉強中の方からフリーランスの方まで、Webデザインに関わるいろいろな方が集まっています。

 

今回のオフ会は「もくもく会」ということで昼過ぎから集まり、夜は飲み会で親交を深めるというものでした。

そんなもくもくオフ会ですが、実は私は今まで「もくもく会」というものに参加したことがなく、そんな中いきなり主催という大役をやらせていただきました。

参加者の皆さまの協力のおかげもあり、初主催の割には良いもくもくオフ会にできたと思います!

今回はそんな初もくもくオフ会について、不安に感じながらも自分なりに段取りをしていましたので、今後のためにも

  • 開催までの流れ、会場などの準備について
  • 当日の様子
  • 良かった点、反省点

などをまとめておきたいと思います!

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もくもく会とは?

主催しておきながらなんですが、私の場合「そもそも"もくもく会"って何するの?」という疑問から始まりました。笑

IT系の勉強会で「もくもく会」というワードはよく聞くものの、私のように実際にはどんなものか分からない方も多いのではないでしょうか。

 

一応の定義としては、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどに何名かで集まり、各自が自分の作業・勉強をもくもくと作業するから"もくもく"会というようです。

 

分かるような、分からないような…

 

"もくもく"と聞くと図書館での作業のように静かに皆が作業するのかと思いきや、ネットで色々調べてみると、作業中に分からないことをその場で質問し合ったり、軽い雑談をすることもあるようです。

もちろん黙ってガッツリ作業をする人もいるとのことで、

  • もくもく会のテーマ
  • 会場の雰囲気
  • 各自の目標

などによって、もくもく会の雰囲気にもいろいろと違いがありそうでした。

他のもくもく会に参加したことがないので、私の勝手な解釈かもしれませんが…

要するに、場所・時間・メンバーさえ決めてしまえば、それ以外は主催者の意向でカスタマイズも可能な、比較的自由度の高い会なのではと思います。

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もくもく会を初開催した経緯

2時間の交流会(飲み会)をしてみたら時間が全然足りなかった

私はもくもく会の主催は初めてでしたが、以前同じコミュニティ内で交流を目的とした飲み会の幹事をしたことはありました。

参加者8名ほどで最初は軽い交流として2時間あれば十分かと思っていたのですが、嬉しいことに非常に盛り上がり、飲み会の2時間では全然時間が足りませんでした。笑

 

事前に参加者のTwitterをチェックしたり、オンラインで交流していたため、オフでもあまり緊張せずに済んだのかもしれません

 

同じWebデザイナーという肩書きであっても、関わってきた案件・興味のあること・作業環境も多様で、普段リアルでは接することができない方と色々な情報や意見を交換できるのは、とても勉強になりましたし楽しかったです。

初対面同士で多少の緊張もありましたが、2時間では物足りないという声が私も含め多くあがっていました。

そこで今度は昼からこのような交流会を開催したいと思い、今回のもくもく会主催に至りました。

今回はテーマ無しのゆるい雰囲気のもくもく会にしました

  • 私がもくもく会の主催どころか参加も初めて
  • 初対面のメンバーが多いので敷居を低くしたい

ということから、今回のもくもく会は特にテーマを決めずゆるい雰囲気で開催することにしました。

 

雑談のゆるい空気だからこそ交流が活発になることもありますし、初対面同士でも参加しやすいと思います

 

もくもく会準備・段取りについて

もくもく会の準備は大体下記のような流れで行いました。

もくもく会準備の大まかな流れ
  1. 参加日程調整・告知
  2. 会場(スペース)の確保
  3. 参加者へ待ち合わせ場所・持ち物・当日のスケジュールなどの連絡

参加日程調整・告知

今回はほとんどリアルで会ったことがないメンバーばかりだったので、名刺などを作りたい方もいるのでは…と思い、かなり余裕を持って1ヶ月半前にコミュニティのslack内でオフ会開催の告知を行いました。

 

参加メンバーがあらかじめ決まっているわけではなかったので、参加日程の調整は「調整さん」というツールを行いました。

※調整さんとは…URLをメンバーに共有するだけで、オンライン上で参加希望者の出欠や日程を簡単に調整できるツールです。

今回初めて調整さんを使いましたが、簡単に使えました!

会場(スペース)の確保

参加者の数と開催日が決まったら、次は会場を確保します。

会場は開催するイベント内容やメンバーによってさまざまですが、今回は色んな地域からの参加者がいること・WEBデザイナーの集まりということで下記を主な条件に決めました。

  • FreeWiFi・電源がある
  • 最寄り駅がアクセスしやすい地域
  • できれば固すぎず、ゆるすぎない雰囲気のスペース
  • 飲食可能(お菓子などを持ち寄る場合)

今回は「スペースマーケット(SpaceMarcket)」という貸し会議室・レンタルスペースの予約サイトで探して予約しました。

 

他の予約サイトも少しチェックしましたが、同じ会議室でも利用する予約サイトによっては別途消費税・手数料などがかかる場合もあったので、気になる方は複数の予約サイトを比較した方が良いかもしれません。

 

また、予約サイトに表示されている収容人数は補助椅子を含めた数になっている場合があります。

ですので【収容人数=参加人数】の場合は、パソコン作業などでは少し狭く感じるかもしれません。

人数ちょうどか広めのスペースで悩んだ場合は、広めにしておく方がおすすめです

 

もくもく会場の様子

参考までに、今回は8名で収容人数22名の会場を利用しましたが、空いたテーブルにお菓子や延長コードも置けましたし、ひとつのテーブルに2人がけで隣の方に遠慮することなくパソコンや筆記用具を広げることもできました。

広々と作業することができて良かったです。

今回は個室で作業できる会議室にしましたが、人数が少なければ会話の声も届くので、カフェなどでも大丈夫だと思います。

参加者へ待ち合わせ場所・持ち物・当日のスケジュールなどの連絡

以前オフ会を開催した時は参加者ひとりひとりにTwitterのDMでオフ会の連絡事項を送っていたのですが、うまく相手にメッセージが送信できていなかったり、主催者側の手間も結構ありました。

 

ですので、今回はGoogleスプレッドシートに連絡事項を記載し参加者にURLを共有し、参加者が情報にアクセスして内容を確認できるようにしました。

参加者へ待ち合わせ場所・持ち物・当日のスケジュールなどの連絡

スプレッドシートの主な記載内容
  • 開催日時
  • 参加者…事前に参加者同士がTwitterなどで繋がれるように記載しておきました
  • スケジュール…仮でもいいので当日のおおまかな流れ
  • もくもく会の場所(住所・地図URL)
  • 飲み会場所(店名・住所・コース内容のURL)
  • 参加費
  • 持ち物

などなど

スプレッドシートは分かればいいので、凝ったものでなくて大丈夫です

スプレッドシートで管理する際の注意点としては、slackではチャットログに流されてスプレッドシートのURL自体がどこかに行ってしまいやすいことです。

ですので、私はオフ会前日にスプレッドシートのURLを再度参加者に周知するようにしました。

URLをTwitterDMやslackの個人宛に送っておくというのもアリかもしれないですね
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当日のもくもく会の様子

当日の様子

もくもく会は大まかに3つの流れだけ決めておけばOKだと思います。

  1. 自己紹介・当日作業する内容の発表
  2. もくもく作業時間
  3. 成果報告(進捗報告)

あとは会場の状態や参加人数の多さ、当日の雰囲気などで時間配分を微調整するだけです。

不測の事態で予定が前後することはよくあるので、予定を詰め込みすぎず、時間配分にゆとりをもってスケジュールを立てておくと良いかもしれません

もくもく会中のイベント:ネームカードのデザインテンプレートづくり

事前に参加者の方から

「このコミュニティの今後のオフ会で使えるようなネームカードのテンプレートを、もくもく会中にデザインしたい」

という企画を持ち込んでいただいたので、事前に参加者にはアナウンスしておきました。

主催の私は何も用意してなかったので、このような持ち込み企画ありがたかったです!

アサインするメンバーは任意でしたが、その場の流れで全員でデザインを考えていきました。

みんなでデザインを考える

あらかじめ30分という作業時間を決めて作業しました。

【30分の作業時間の内訳】

  • デザインに盛り込む要素の案出し…15分
  • ラフのイメージの作成(1案)…15分

 

その後は、グラフィック歴10年のベテラン@chihiroさんがIllustratorでその場でデザインデータの制作をしてくださいました。

(作業工程を横で拝見してましたが、とても手が早くて驚きました!!)

chihiroさんのデザイン作成
※chihiroさんの掲載許可頂いてます

この持ち込み企画は好評で、後日参加者にお願いしたアンケートにも「楽しかった」というお声をいただきました!

軽いグループワークがあると交流も盛り上がって良いですね

私は参加者のWebサイトのレビューをさせていただきました

もともと私は作業は1人の方が捗るタイプなので、せっかくならもくもく時間は自分の作業ではなく、少しでも自分の特技で参加者の力になりつつ「来てよかった」と思ってもらえる会にしたいと思っていました。

 

実は私はMENTAで初心者デザイナーさん・非デザイナーさんのためにデザイン改善のアドバイスをさせて頂いてます。

ですので今回のもくもく会では、希望者の方にはその場でデザイン改善レビューをさせていただきました。

 

日頃のオンラインではあまり参加者さんと事前交流できていなかったので、交流のキッカケにもなり、やってよかったと思います!

 

もくもく会開催の感想・反省点・参加者の声

良かった点

「初主催なので色々教えて!」というヘルプを求めつつオフ会告知をした

早めにヘルプを求めたおかげか、コミュニティ内の皆さまが色々と助けてくれましたm(_ _)m
その節はありがとうございました。

個室でやや広めの会場を用意した

カフェとは違い個室なので会話がしやすく、席を移動したり作業の自由がききやすかったです。
また今回はグループワークもしたので、会場内のホワイトボードが役立ちました。

ネームカードを各自で用意してもらった

以前のオフ会ではネームカードを幹事が全員分用意していったのですが、今回は参加者自身にネームカード(名刺可)を用意してもらいました。
そのため、当日は名刺デザインなども話のネタに繋がりました。

予備のネームカードを主催側でも用意

当日参加者が忘れそうな持ち物として、空のネームカードホルダーを余分に用意していきました。
ネームカードを忘れてしまった方には、その場で紙にペンで名前を書いてネームカードホルダーに入れてもらうことで、臨時対応できました。

参加者にお菓子を持ち寄ってもらった

お菓子があると空気が和んでコミュニケーションが活発化しやすく、遠方からの参加者はランチを食べ損ねていたりするので良かったです。

反省点

会場の場所が駅から離れていて、分かりづらかった

遠方の方はもちろん、大阪近隣の方でも道に迷う方続出でした。汗

キャンセル料を明記しておけばよかった

急遽参加できなくなった方への対応を事前に決めていなかったため、明記しておけばスムーズだったと思いました。
基本的に飲み会のコース料理は当日キャンセルができないこと、会場も割り勘にしていることからキャンセル料がかかってしまいますので、明記しておくことで未然にトラブルを防ぐことができます。

当日の緊急連絡手段をアナウンスしておけばよかった

Twitter、slackなど色々なツールで連絡が来ると、うっかり見落としてしまうことがあります。
遅刻や道に迷ったなど、当日の連絡方法として自分が確認しやすい手段を事前にアナウンスしておけばよかったです。

最初にルール説明をすると良かった

今回は幸い参加者さんに恵まれトラブルは無かったのですが、もし人数が増えたり色々な人が来る時のことを考えると、今後は幹事が最初に簡単なもくもく会のルール説明をした方が良いと思いました。

参加者の声

初めて主催をする中で場所や価格帯などかなり悩んだので、オフ会終了後に簡単なアンケートを参加者の皆さんにお願いしました。

アンケートはGoogleフォームを使っています。

学生さんも参加していたので、価格帯は特に悩みました

もくもく会アンケート

アンケート結果としてはざっと以下の通りでした

  • 会場の場所は価格を上げても、もう少し駅チカで分かりやすい方が良かった…50%
    (残り50%は「ちょうど良い」でした)
  • もくもく時間が足りなかった。もっと交流しつつ作業をしたかった。
  • グループワーク楽しかったので、次もぜひやりたい
  • 飲み会は【個室・飲み放題・コース】3500円〜4000円くらいでちょうど良い…100%

アンケートにお答え下さった皆さんありがとうございました!

日頃あまり外に出ないので私自身も会場の選定に悩んだのですが、次にやる時はもう少し駅チカで、その代わりカフェにするなども検討してみようと思います!

まとめ

私は今まであまりもくもく会での作業に興味がなかったのですが、みんなでひとつのデザインを考えたり、雑談をしながらデザインについて話したり、とても楽しかったです。

最初はどうなるかと思いましたが、思い切ってやってみてよかったです

もくもく会は時間と場所さえ用意すればOKで、初主催でもかなりハードル低く企画できましたので、オフ会をやってみたい方にはおすすめです!

 

主催に慣れてきたり、メンバー同士の面識が増えればお手伝いの協力も仰ぎやすくなるので、ちょっとした勉強会や発表を交えて少しずつイベントのクオリティを上げていくのもアリだと思います。

私も次にオフ会をする時は今回いただいた意見や反省点を活かしつつ、また楽しいイベントづくりができたらと思います。

 

以上、ここまで読んでいただきありがとうございました!(^^)

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